Formelanalyse – Formelauswertung

Ein weiteres Thema zur Formelanalyse ist die sogenannte Formelauswertung.

Du findest die Formelauswertung im Menü Formeln / Formelüberwachung.

Der Beitrag zeigt Dir Schritt für Schritt, wie die Formelauswertung funktioniert.

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Formelanalyse – Formeln überwachen (Überwachungsfenster)

In diesem Beitrag zum Thema Formelanalyse geht es um das sogenannte Überwachungsfenster.

Wozu es dienen kann, wie Du es aufrufst und wie Du die zu überwachenden Zellen einfügst, kannst Du nachfolgend lesen.

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Formelanalyse in Excel – Vorgänger und Nachfolger  

Der letzte Beitrag beschäftigte sich mit dem Einfärben von Bezügen in der Formelanalyse.

Damit ist es natürlich noch nicht getan. Eine weitere Möglichkeit, eine Formel zu verstehen, ist das Aufzeigen der Vorgänger und der Nachfolger.

An dieser Stelle setze ich einen Beitrag ein, den ich im Jahre 2019 zu diesem Thema geschrieben und ein wenig überarbeitet habe. Dort lösche ich den alten Beitrag.

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Formelanalyse in Excel – Bezüge einfärben

Irgendwann ist es wohl jedem von uns schon mal so gegangen. Wir sind in einem interessanten Beitrag oder in einer fremden Arbeitsmappe auf eine Formel gestoßen, die wir nicht auf Anhieb verstanden haben.

Wenn Du gelegentlich oder regelmäßig mit Excel arbeitest, willst Du wissen, wie eine Formel arbeitet.

Hier hilft Dir eine Formelanalyse. Dieser Beitrag und folgende sollen Dir Möglichkeiten aufzeigen.

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Mit Excel prüfen, ob Zellen Text enthalten

Die nachstehende Wertetabelle enthält zwölf Werte, die scheinbar alle Zahlen sind. Alle Werte sind außerdem rechts ausgerichtet.

Du möchtest prüfen, ob dem so ist. Dafür bieten sich mehre Möglichkeiten an.

Eine ist, in einer Spalte neben den Werten, z.B. in den Zellen D2:D13 die Formel

=ISTZAHL(B2)

zu schreiben und die Eingabe mit Strg + Enter abzuschließen. Wenn die Werte in B2:B13 Zahlen sind, wird in D2:D13 „WAHR“ ausgegeben.

Ist der Wert keine Zahl, wird „FALSCH“ ausgegeben. Dies ist im Beispiel der Fall für die Werte in B6 und B11.

Eine zweite Möglichkeit ist, in D2:D13 die Formel

=ISTTEXT(B2)

zu schreiben und mit Strg + Enter abzuschließen.

Die Zahlenwerte werden nun als „FALSCH“ gekennzeichnet. Nur in D6 und D11 steht „WAHR“, denn in B6 und B11 ist Text eingetragen.

Als dritte Möglichkeit bietet sich die bedingte Formatierung an.

Markiere B2:B13, gehe im Menü Start auf Formatvorlagen / Bedingte Formatierung. Wähle „Neue Regel“ und „Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden“.

Trage als Formel

=ISTTEXT(B2)

ein und wähle unter Formatieren „Ausfüllen“. Wähle eine Farbe aus.

Nach dem OK werden in der Tabelle die Textwerte in der gewünschten Farbe markiert.

Die bedingte Formatierung kannst Du natürlich auch mit der Funktion ISTZAHL() vornehmen.

Markiere auch jetzt B2:B13, gehe im Menü Start auf Formatvorlagen / Bedingte Formatierung. Wähle „Neue Regel“ und „Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden“.

Trage als Formel

=ISTZAHL(B2)

ein und wähle unter Formatieren „Ausfüllen“. Wähle eine Farbe aus.

Nach dem OK werden alle Zellen mit Zahlenwerten farblich markiert, die mit Textwerten bleiben weiß.

Das Steuerelement „Kontrollkästchen“

(Neubearbeitung 09.07.2021)

Kontrollkästchen sind Steuerelemente. Sie dienen dazu, Rechenoperationen zuzulassen oder nicht zuzulassen. Ist ein Kontrollkästchen aktiviert (durch Setzen des Hakens), wird eine Operation, die daran geknüpft ist, ausgeführt.

Excel bietet zwei Arten von Kontrollkästchen an, als Formularsteuerelement und als ActiveX-Steuerelement. Wo findest Du sie? Über Entwicklertools / Einfügen wählst Du jeweils das dritte Element von links. Klicke jetzt die Zelle an, in der das Kästchen liegen soll.

Das Formularsteuerelement formatierst Du, indem Du es mit der rechten Maustaste anklickst und „Steuerelement formatieren“ aufrufst. Du kannst z.B. die Füllung des Elements und die Linien gestalten.

Rufst Du „Steuerung“ auf, kannst Du als Zellverknüpfung eine Zelladresse eingeben. Dort wird bei Aktivierung des Kästchens WAHR und bei Deaktivierung FALSCH stehen. bei Deaktivierung FALSCH stehen. Als Verknüpfung kannst Du auch B4, also unter dem Element wählen. Dann sind WAHR oder FALSCH nicht zu sehen. Besser ist allerdings, die Verknüpfungszelle sichtbar zu halten.

Um das ActiveX-Steuerelement zu formatieren, rufst Du unter Entwicklertools den Entwurfsmodus auf. Klicke dann auf Eigenschaften und formatiere. Die Hintergrundfarbe findest Du unter BackColor. Die Zellverknüpfung kannst Du unter LinkedCell eingeben. Verlasse danach wieder den Entwurfsmodus.

Bei Aktivierung erscheint in der verknüpften Zelle WAHR, bei Deaktivierung FALSCH.

In beiden Elementen kannst Du die Inschrift ändern.

Das Formularsteuerelement klickst Du mit rechter Maustaste an, setzt den Cursor in den Text und änderst ihn. Beim ActiveX-Element gehst Du über den Entwurfsmodus und Eigenschaften. Unter „Caption“ kannst Du den Text ändern.

Wozu kannst Du die Steuerelemente nun nutzen?

Am Beispiel des Formularsteuerelements will ich das erklären, mit dem anderen Element arbeitest Du genauso.

Wenn z.B. das Element auf WAHR geschaltet ist, sollen die Werte in B9 und C9 addiert werden. Ist auf FALSCH geschaltet, sollen sie multipliziert werden.

Weitere Verwendungsmöglichkeiten wirst Du sicher selbst finden.

Zum Download hier die Datei:

Excel-Dateien gleichzeitig öffnen

(Neubearbeitung 23.04.2021)

1. Aufgabenbereiche unter Excel 2007 anlegen

Zu diesem Thema habe ich im Mai 2015 einen Beitrag für die Anwendung unter Excel 2007 veröffentlicht.

Als Aufgabenbereich wurden zu der Zeit mehrere Dateien angelegt, die oft gleichzeitig geöffnet werden müssen. Dies konnte der Fall sein, wenn mehrere Dateien miteinander zu verknüpfen waren. Wenn ein Aufgabenbereich geöffnet wurde, lud Excel alle dazugehörigen Dateien.

Wie war dazu vorzugehen? Zuerst musstest Du alle Dateien, die Du im Aufgabenbereich sehen wolltest, öffnen. Zu beachten war, dass nicht dazugehörige Dateien geschlossen waren. In Excel 2007 konntest Du im Menü Ansicht / Fenster / Aufgabenbereiche speichern aufrufen. Es erschien ein Dialogfenster, das bereits die Dateiendung „.xlw“ (für Aufgabenbereiche) vorgab.

Auf diese Art und Weise konntest Du viele Aufgabenbereich mit den unterschiedlichsten Zusammenstellungen definieren. Der Vorteil war, Du konntest keine Datei vergessen, auf die vielleicht auch verknüpft wurde. Wolltest Du Aufgabenbereiche ändern, hast Du die vorhandenen gelöscht und die Zusammenstellung neu erstellt.

2. Mehrere Dateien unter Excel 2019 gleichzeitig öffnen

Unter Excel 2019 ist diese einfache Möglichkeit nicht mehr vorhanden.

Dennoch gibt es das Problem auch heute noch. Du arbeitest an einem Projekt und musst dazu jeweils mehrere Dateien gleichzeitig geöffnet haben.

Wie das Problem gelöst werden kann, haben Dominik Petri und Markus Hahner in einem aktuellen Lösungsvideo [1] gezeigt. 

Lege alle Excel-Dateien, die Du für Dein Projekt benötigst (nur Excel-Dateien) in einen Ordner.

Öffne Excel, gehe auf Datei / Optionen und klicke auf der linken Seite „Erweitert“ an. Scrolle nun die rechte Seite ganz nach unten. Unter „Allgemein“ findest Du „Beim Start alle Dateien öffnen in“. Gebe dort den vollständigen Pfad für den Ablageort Deiner Projektdateien ein und bestätige mit OK.

Beim erneuten Öffnen von Excel werden nun alle Dateien des jeweiligen Ordners geöffnet.

Quellen:

[1] Das Lösungs-Video #137: Mehrere Excel-Dateien automatisch beim Start laden – Das Lösungs-Video (loesungs-video.de)

Excel: Text in Spalten

(Neubearbeitung 22.04.2021)

Oftmals kommt es vor, dass Vor- und Nachnamen von Personen in einer Zelle stehen. Manchmal ist es aber besser, Vor- und Nachnamen in separaten Spalten abzubilden.

Die beispielhaften Namen sollen nun auf die Zellen D3:E7 aufgeteilt werden.

Dazu markierst Du B3:B7 und klickst in der Multifunktionsleiste auf Daten und dann auf Text in Spalten. Auf dem Bildschirm erscheint diese Anzeige:

Wähle „Weiter“ und klicke dann als Trennzeichen „Leerzeichen“ an.

Wähle wieder „Weiter“, gebe als Zielbereich $D$3 ein und klicke auf „Fertigstellen“.

Im Bereich D3:E7 werden jetzt Vor- und Nachnamen getrennt dargestellt.

Bedingte Formatierung, wenn Zellen Formeln enthalten

Vielleicht möchtest Du auf Deinem Arbeitsblatt manchmal sehen, welche Zellen Formeln enthalten. Zwei Möglichkeiten dazu möchte ich Dir anbieten.

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Bedingte Formatierung bei mehreren Bedingungen

Mitunter hast Du vielleicht den Wunsch, bei einer bedingten Formatierung mehrere Bedingungen zu berücksichtigen.

Das kann sicherlich in verschiedener Art und Weise erfolgen, dieser Beitrag will Dir eine Variante unter Verwendung der logischen Funktionen UND bzw. ODER zeigen.

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