Datenüberprüfung: Eine Zeitangabe zulassen

Wenn du in einer oder mehreren Zellen nur den Eintrag von Zeitangaben zulassen willst, gehst du auch hier im Menü Daten auf die Datenüberprüfung.

Es erscheint wieder das bekannte Menü. Diesmal wählst du unter „Zulassen“ die Option „Zeit“ aus.

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Nur der Vollständigkeit halber, mit Zeit ist eine Uhrzeit gemeint.

Im nächsten Schritt musst du wohl oder übel präziser werden. Excel will es genauer wissen. Unter „Daten“ kannst du eine von acht Optionen wählen.

DatenZeit2

Wenn du sekundengenau arbeiten willst oder musst, musst du die Uhrzeit auch vollständig vorgeben, d.h., es sind Stunden, Minuten und Sekunden anzugeben, etwa so: 00:00:00.

Du entscheidest dich z.B. für „zwischen“ und willst die volle Bandbreite austesten.

Als Anfangszeit trägst du „00:00:00“, als Endzeit „24:00:00“ ein. Nach dem OK erhältst du eine Fehlermeldung. Warum?

Weil 24:00:00 schon wieder 00:00:00 des nächsten Tages ist. 24:00:00 ist hier tabu.

Du kannst daher alle Zeiten zwischen 00:00:00 und 23:59:59 eintragen. Eine Sekunde muss an 24 Stunden immer fehlen.

Du musst aber die Sekunden nicht eingeben, wenn dir die Minute genügt. Excel trägt die Sekunden trotzdem ein.

Trägst du z.B. 14:00 ein, wird in der Maske dann 14:00:00 stehen.

Wie sieht es bei einer anderen Auswahl für Daten aus?

„Nicht zwischen“ 05:00:00 und 10:00:00 heißt, nur Zeiten von 00:00:00 bis 04:59:59 und von 10:00:01 bis 23:59:59 können eingegeben werden.

„Gleich“ 08:05:07 heißt, exakt nur diese Zeit darf dort erscheinen, keine andere. Schon bei 08:05:08 gibt es wieder Fehleralarm.

Ebenso muss bei den anderen möglichen Auswahlen unter Daten genau auf die für zulässig erklärten Zeiten geachtet werden.

 

Nun, ist diese Variante, Daten zuzulassen, ein praktisches Thema für dich? Arbeitest du damit?

Lasse es uns wissen.

Datenüberprüfung: Ein Datum zulassen

Wie es der Titel schon sagt. Diesmal soll mit der Datenüberprüfung sichergestellt werden, dass nur die Eingabe eines Datums möglich ist.

Aktiviere dazu eine Zelle deiner Wahl und rufe die Datenüberprüfung im Menü Daten auf.

Unter Daten kannst du jetzt aus acht Vorgaben auswählen.

DatenüberprüfungDat1

Angenommen, du hast „zwischen“ gewählt, ist nur die Eingabe zwischen dem Anfangs- und dem Enddatum möglich. Beides musst du in den folgenden Textfeldern eintragen.

Die Maske füllst du z.B. so aus:

DatenüberprüfungDat2

Mit dieser Einstellung kannst du ein Datum in allen Datumsformaten, auch benutzerdefiniert, eingeben.

z.B.     DatenüberprüfungDat3

Eingaben außerhalb des eingestellten Bereichs werden mit einer Fehleranzeige beantwortet.

Alle anderen möglichen Masken-Einstellungen unter Daten sind selbst erklärend.

Was du noch wissen solltest. Hast du unter Daten die Einstellung „ungleich“ und das Datum 1.2.17 gewählt, ist es nicht gestattet, das Datum „1.2.17“ einzugeben.

Du kannst aber jedes andere Datum, jede andere Zahl oder eine Formel eingeben. Das wird erlaubt.

Aber: Texteingaben werden nicht akzeptiert.

Daten in Excel konsolidieren

Ein kleines Unternehmen soll drei Standorte mit einer unterschiedlichen Anzahl an Mitarbeitern haben. Zum Teil arbeiten Mitarbeiter auch wechselnd an verschiedenen Standorten.

Die Zentrale bekommt monatlich die geleisteten Arbeitsstunden mit gleichartig aufgebauten Arbeitsmappen gemeldet. Die Daten sind in den Arbeitsmappen „Ort1.xlsx“, „Ort2.xlsx“ und „Ort3.xlsx“ enthalten.

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ort2

ort3

Die Arbeitsmappen enthalten jeweils alle Stunden des bis zum Berichtsmonat aufgelaufenen Jahres.

Aufgabe ist es nun, die Einzelberichte zu einem Bericht zusammenzufassen.

Du könntest dir nun eine Tabelle nach diesem Muster aufbauen und die Stunden der Mitarbeiter addieren. Das kann bei einer großen Anzahl an Mitarbeitern schwierig werden, da nicht alle Mitarbeiter in allen Standorten arbeiten und die Einzelberichte nicht sortiert sein müssen.

Hier hilft dir ein Datentool, nämlich „Konsolidieren“.

Was ist unter „Konsolidieren zu verstehen?

Einfach gesagt werden beim Konsolidieren mehrere Einzelgrößen zu einer Gesamtgröße zusammengefasst bzw. verdichtet.

Wie musst du dazu vorgehen?

Schau dir die Meldungen der drei Standorte an. Sie haben eine unterschiedliche Zeilenzahl und die Namen der Mitarbeiter sind nicht identisch.

Gehe zuerst in die Arbeitsmappe, die die verdichteten Informationen aufnehmen soll. Klicke auf die künftige linke obere Zelle (z.B. B5), gehe ins Menü Daten/Datentools und rufe „Konsolidieren“ auf. Es erscheint diese Maske:

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Unter Funktion findest du alle möglichen Funktionen, entscheide dich hier für Summe.

Klicke rechts neben Verweis auf den Pfeil nach oben Markiere in der Mappe „Ort1.xlsx“ den Bereich B4:E9 und klicke dann auf hinzufügen. Markiere anschließend die gleichen Bereiche in „Ort2.xlsx“ und „Ort3.xlsx“. Die markierten Bereiche müssen in allen Datenmappen gleich groß sein.

Setze abschließend noch die Häkchen bei „Oberster Zeile“, „Linker Spalte“ und „Verknüpfungen mit Quelldaten“. Mit „OK“ schließt du den Prozess ab und hast die konsolidierten Daten als Tabelle vorliegen.

konsolidieren2

Du siehst am linken Tabellenrand, dass gleichzeitig auch noch eine Gruppierung erfolgt ist. Dadurch wird es dir möglich, dir Zwischenergebnisse anzeigen zu lassen. Klicke dazu auf die Gliederungsebene 2 (links oben in der Ecke). Nun sieht die Tabelle so aus:

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Darin sind soweit alle Daten, die mit den einzelnen Berichtsmappen gemeldet wurden. Du siehst, dass z.B. Susanne Wilke an zwei Orten gearbeitet hat. Du siehst, wie viele Stunden jeweils auf die einzelnen Monate entfallen. Du hast Summen je Ort und Monat und die gesamten Stunden je Monat. Damit ist das Ziele, drei Tabellen zu konsolidieren, bereits erreicht.

Aber, die Tabelle gefällt dir so nicht. Formatiere sie deshalb über das Menü Start/Formatvorlagen als Tabelle. Vergiss nicht, den Haken bei „Tabelle hat Überschriften“ zu setzen. So sieht es dann aus:

Gliederungsebene 1

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Gliederungsebene 2

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Nützlich wären jetzt noch Zeilensummen. Klicke dazu in die Märzspalte und rufe mit der rechten Maustaste „Zeilen/Spalten einfügen / Tabellenspalte nach rechts“ auf. Ändere die Überschrift auf „Summe“. Schreibe in Gliederungsansicht 2 jetzt in die erste Summenzelle z.B. die Formel:

 =SUMME(Tabelle1[@[Jan]:[Mrz]])

Mit dem Klick auf Enter steht diese Formel in allen Zeilen.

Überschreibe noch „Spalte 1“ mit „Mitarbeiter“, „Spalte 2“ mit „Ort“ und passe die Spaltenbreiten an. Formatiere die Ergebniszeile evtl. noch fett und fülle sie mit einer anderen Farbe. Das Ergebnis könnte dann so aussehen:

konsolidieren6

Bei Änderungen in den Meldemappen („Ort1.xlsx“ usw.) ändern sich auch die Daten in der konsolidierten Tabelle.

Datenüberprüfung: Liste zulassen

In Punkto „Datenüberprüfung“ hast du bisher die Möglichkeiten „Jeden Wert“ und „Ganze Zahl“ zulassen kennen gelernt.

Die dritte Möglichkeit ist, eine „Liste“ zuzulassen.

Dazu muss natürlich zuerst einmal eine Liste vorhanden sein. Zwei Möglichkeiten zur Erinnerung:

Du schreibst die Inhalte der Liste, z.B. die zwölf Monate, untereinander und markierst den Bereich B5:B16.

liste1

Gehe nun im Menü Formeln auf Namen definieren und fülle die Maske wie folgt aus:

liste2

Nachdem nun die Liste vorhanden ist, markierst du z.B. die Zelle B45 deines Arbeitsblattes und gehst über Daten/Datentools auf die Datenüberprüfung.

Dort wählst du unter „Zulassen“ die „Liste“ aus und trägst unter „Quelle“ die gerade erstellte Liste ein, nämlich „Monate“.

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Die zweite Möglichkeit, eine Liste anzulegen, ist, sie in der Datenüberprüfung direkt anzulegen.

Markiere z.B. die Zelle B72 und rufe über Daten/Datentools die Datenüberprüfung auf.

Lasse „Liste“ zu und schreibe als Quelle die Monate von Januar bis Dezember, ohne Gleichheitszeichen und getrennt mit Semikolon (ohne Leerzeichen).

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Einen Namen trägt diese Liste nicht. Verwenden kannst du sie aber nur in dieser einen Zelle, da du nur diese eine Zelle aktiviert hast.

Sollen mehrere Zellen diese Gültigkeitskriterien erhalten, markiere alle diese Zellen und trage die Kriterien wie zuvor ein.

Möglich ist aber auch, die Zelle mit der entsprechenden Gültigkeit an eine andere Stelle zu kopieren.

 

Datenüberprüfung: Ganze Zahl zulassen

Die zweite Auswahlmöglichkeit in der Datenüberprüfung ist beim Zulassen „Ganze Zahl“.

Gehe dazu wieder im Menü Daten auf Datentools / Datenüberprüfung und wähle nochmals Datenüberprüfung. Unter Einstellungen / Zulassen wählst du aus der Liste „Ganze Zahl“ aus.

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Zusätzlich musst du hier unter Daten eine Auswahl treffen, die sich auf die Lage einer ganzen Zahl in einer Zahlenreihe bezieht.

Als Beispiel habe ich acht Zellen vorbereitet und Zahlen eingegeben.

Werte zwischen 47 und 93

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Gebe ich z.B. in E33 die Zahl 56 ein, ist der Wert eingetragen.

Gebe ich in E33 die Zahl 29 ein, erscheint diese Fehlermeldung:

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Werte nicht zwischen 47 und 93

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Gebe ich z.B. in E62 die Zahl 112 ein, ist der Wert eingetragen.

Gebe ich in E62 die Zahl 56 ein, erscheint die Fehlermeldung wie oben.

 

Wert gleich 56

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Gebe ich z.B. in E84 die Zahl 56 ein, ist der Wert eingetragen.

Gebe ich in E84 die Zahl 57 ein, erscheint die Fehlermeldung wie oben.

 

Werte ungleich 47

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Gebe ich z.B. in E106 die Zahl 48 ein, ist der Wert eingetragen.

Gebe ich in E106 die Zahl 47 ein, erscheint die Fehlermeldung wie oben.

 

Werte größer als 112

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Gebe ich z.B. in E128 die Zahl 113 ein, ist der Wert eingetragen.

Gebe ich in E128 die Zahl 112 ein, erscheint die Fehlermeldung wie oben.

 

Werte kleiner als 35

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Gebe ich z.B. in E150 die Zahl 34 ein, ist der Wert eingetragen.

Gebe ich in E150 die Zahl 35 ein, erscheint die Fehlermeldung wie oben.

 

Werte größer oder gleich 64

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Gebe ich z.B. in E172 die Zahlen 64 oder 65 ein, ist der Wert eingetragen.

Gebe ich in E172 die Zahl 63 ein, erscheint die Fehlermeldung wie oben.

 

Werte kleiner oder gleich 88

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Gebe ich z.B. in E194 die Zahlen 88 oder 87 ein, ist der Wert eingetragen.

Gebe ich in E194 die Zahl 89 ein, erscheint die Fehlermeldung wie oben.

Datenüberprüfung: Jeden Wert zulassen

Die Datenüberprüfung in Excel ist eine sehr sinnvolle Sache. Mit ihr kannst du voreinstellen, dass keine falschen Werte in Zellen eingetragen werden können.

Die erstmögliche Auswahl beim Zulassen ist „Jeden Wert“.

Weiterlesen „Datenüberprüfung: Jeden Wert zulassen“

Die Datentabelle in Excel

Im Menü Daten / Datentools ist die Funktionalität „Was-wäre-wenn-Analyse“ zu finden. Erst kürzlich habe ich dir daraus die „Zielwertsuche“ vorgestellt.

Ebenso interessant ist auch das Thema „Datentabelle“.

Weiterlesen „Die Datentabelle in Excel“