Bedingte Formatierung in Excel, Regeln bearbeiten

Die bedingte Formatierung war schon mehrfach Thema in diesem Blog.

Eine oder mehrere Regeln führen dazu, dass beim Eintreten vordefinierter Kriterien Zellen Deines Arbeitsblattes hervorgehoben werden.

Was aber ist zu tun, wenn Regeln sich mitunter widersprechen, also zu Konkurrenten werden? Darum soll es im Beitrag gehen.

1. Die Werteliste

Um eine bedingte Formatierung auszuführen, brauchst Du natürlich eine Liste mit Werten. Erstelle Dir einfach eine, etwa so:

2. Zwei Regeln zur bedingten Formatierung

Angenommen, es sollen alle Werte in der Liste, die größer als 30 sind in hellgrüner Farbe und alle Werte, die kleiner als 39 sind in hellroter Farbe hervorgehoben werden.

Füge neben der Werteliste Zellen ein, die diese Angaben enthalten.

Rufe dann im Menü Start / Formatvorlagen die bedingte Formatierung auf. Wähle dort „Regeln zum Hervorheben von Zellen“ und darunter „Größer als“ aus.

Fülle die Bearbeitungsmaske wie folgt aus:

Klicke OK. Alle Werte in der Liste, die dem Kriterium entsprechen, sind nun hellgrün hervorgehoben.

Nun ist noch die zweite angedachte Regel umzusetzen. Wähle dazu unter „Regeln zum Hervorheben von Zellen“ nun „Kleiner als“ aus und fülle die Bearbeitungsmaske.

Doch wie sieht nun Deine Werteliste aus, nachdem Du OK gegeben hast?

Alle Werte, die größer / gleich als die zweite Grenze 39 sind, sind hellgrün geblieben. Alle anderen Werte, die zwar größer 30, aber kleiner 39 sind, wurden nun hellrot hinterlegt.

Warum?

Im ersten Schritt wurden alle Werte kleiner 39 hellrot markiert. Die andere Regel wurde unmittelbar danach umgesetzt. Alle verbleibenden Werte größer 30 erscheinen nun hellgrün.

Die Regeln konkurrieren miteinander.

3. Die Reihenfolge der Regeln bearbeiten

Rufe „Bedingte Formatierung / Regeln verwalten“ auf.

Du siehst, die zweite von Dir aufgestellte Regel steht an erster, die erste Regel an zweiter Stelle.

Möglich ist nun, die Reihenfolge der Regeln zu ändern. Die Regel „>$E$4“ soll an erster Stelle stehen, die Regel „<$E$5“ an zweiter.

Markiere dazu die Regel „>$E$4“ und klicke auf das kleine schwarze Dreieck, das nach oben zeigt. Die Regel verschiebt sich nun nach oben.

Dadurch verändert sich das Aussehen Deiner Werteliste.

Alle Werte größer 30 sind nun hellgrün, alle verbleibenden Werte kleiner 39 hellrot hervorgehoben.

4. Regeln anhalten

Wenn Du nicht möchtest, dass eine Zelle in Deinem Excel-Arbeitsblatt von mehreren Bedingungen formatiert wird, hast Du die Möglichkeit, eine Regel anzuhalten.

Dazu setzt Du rechts neben der Regel einen Haken bei „Anhalten“.

Damit wird Excel angewiesen, keine weiteren Bedingungen für eine Zelle zu prüfen, wenn die angehakte Bedingung zutrifft und die Regel diese Zelle entsprechend formatiert hat.

Die Werteliste sieht allerdings jetzt genau so aus, wie nach der vorangegangenen Aktion.

Allerdings wurden jetzt die hellgrünen Zellen nicht mehr auf die zweite Bedingung geprüft.

Das zeigt sich deutlich, wenn jetzt noch eine dritte Regel vorhanden wäre, z.B. Zellwert =42

Arbeite die Regel im Regelmanager ein und schiebe sie nach ganz unten.

Nach dem OK sieht die Werteliste nun so aus:

Die dritte Regel ist zwar vorhanden, wird aber durch das Anhalten der ersten Regel nicht mehr berücksichtigt. Zelle B4 mit dem Wert 42 bleibt hellgrün und wird nicht gelb.

Schiebe die gelb-Regel nach oben und setze den Anhalten-Haken. Dann wird Zelle B4 gelb.

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