Excel-Minis 01/2018

Die Excel-Minis sollen wieder eine regelmäßige Kategorie des Blogs werden. Kurzbeiträge sind schnell gelesen, geben oftmals aber eine Menge an Informationen.

Für den Januar habe ich diese Themen ausgesucht:

  1. Suchen und Auswählen
  2. Autogliederung

1. Suchen und Auswählen

Im Startmenü findest du unter Bearbeiten das Untermenü „Suchen und Auswählen“. Klickst du auf den kleinen Pfeil an der rechten Seite, öffnet sich das Auswahlmenü.

ExcelMini01_1

Beispielhaft will ich dir zeigen, was Excel macht, wenn du „Formeln“, „Kommentare“ oder „Bedingte Formatierung“ auswählst.

Am besten siehst du das anhand einer kleinen Wertetabelle.

ExcelMini01_3

In der Tabelle sind folgende Formeln enthalten (in Zeile 5 eingeben und herunter ziehen bis Zeile 12):

C5:C12 =RUNDEN(B6*19%;2)

D5:D12 =B5+C5

In B8 wurde ein Kommentarfeld eingefügt, dass aber noch keinen Eintrag enthält.

Über die Zellen D5:D12 hast du eine bedingte Formatierung gelegt:

Bedingte Formatierung / Neue Regel / Nur Zellen formatieren, die enthalten / Größer als

In die folgende Maske hast du als Wert 600 eingetragen und dich für eine grüne Füllung entschieden.

ExcelMini01_2

Rufe jetzt zuerst unter „Suchen und Auswählen“ die „Formeln auf.

ExcelMini01_4

Du siehst, der Bereich C5:D12, in dem du Formeln eingegeben hast, ist markiert.

Rufe jetzt unter „Suchen und Auswählen“ die „Kommentare“ auf.

ExcelMini01_5

Die Zelle B8, die einen Kommentar (ohne Inhalt) enthält, wurde markiert.

Rufe zuletzt unter „Suchen und Auswählen“ die „Bedingte Formatierung“ auf.

ExcelMini01_6

Als Bereich mit einer bedingten Formatierung hattest du D5:D12 vorgesehen.

Genau diese sind markiert, nicht nur die, auf die die Regel mit „>600“ zutrifft.

2. Autogliederung

Zur Demonstration der Autogliederung erstelle dir eine kleine Umsatztabelle.

ExcelMini01_7

Darin sind die Umsätze aus drei Werken eines Unternehmens zusammengestellt.

Die Summe je Werk befindet sich regelmäßig unterhalb der Werke.

Gehe ins Menü Daten / Gliederung / Gruppieren und rufe „AutoGliederung“ auf.

ExcelMini01_8

Im Ergebnis siehst du am linken Rand deines Arbeitsblattes die Gliederung.

ExcelMini01_9

Klicke nun auf die „1“ in der linken oberen Ecke.

ExcelMini01_10

Die Tabelle wird entsprechend der Gliederung zusammen gefaltet und es bleiben nur noch die Summen der Werke stehen.

Nach Klick auf die „2“ wird die Tabelle wieder entfaltet.

Das Ergebnis ist gleich, wenn sich die Summen oberhalb der Werke befinden.

ExcelMini01_11

Die Autogliederung funktioniert nicht richtig, wenn sich die Summenzeilen mal oberhalb und mal unterhalb der Werke befinden. Hier musst du auf jeden Fall einheitlich beim Aufbau deiner Tabellen vorgehen.

Merke: Mit der AutoGliederung wird alles gegliedert, was sich auf dem Arbeitsblatt befindet.

Achte darauf, dass sich Tabellen nicht versetzt nebeneinander befinden, ggf. noch in unterschiedlichen Dimensionen.

Das Gliederungsergebnis wird dann nicht unbedingt das sein, das du sehen wolltest.

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