Excel-Tabellen in Word-Berichte einbetten

Als Controller kennst du diese Aufgabe bestimmt. In einem monatlichen Managementbericht, den du in MS Word erstellst, ist u.a. die Liquiditätsentwicklung des Unternehmens darzustellen.

Sinnvollerweise führst du die Liquiditätsentwicklung in MS Excel. Die Aufgabe besteht nun darin, die Excel-Tabelle in den Word-Bericht einzuarbeiten und beides zu verknüpfen.

Eine Verknüpfung zu Word erstellen

Verknüpfung heißt, ändern sich Werte in der Excel-Tabelle, soll sich auch die Darstellung im Word-Bericht aktualisieren. Das kann manuelle oder automatisch erfolgen, dazu aber später.
Du hast in Excel beispielhaft diese Tabelle erstellt:

ExcelWord1

Öffne, nachdem die Werte des Monats Juni Einzug in die Excel-Tabelle gefunden haben, die Word-Datei mit dem Bericht.

Markiere die Excel-Tabelle und befehle „Kopieren“.

Gehe in die Word-Datei, setze den Cursor auf die Position, auf der die Tabelle erscheinen soll und wähle „Einfügen / Verknüpfung und ursprüngliche Formatvorlage beibehalten“.

Die Tabelle ist nun im Bericht vorhanden.

ExcelWord2

Verknüpfungen aktualisieren

Vor Abgabe des Berichtes erhältst du geänderte Informationen zu Liquiditätsstand. Du änderst den Stand per Juni in der Excel-Tabelle auf z.B. 37,5.
ExcelWord3

In Word hast du die Möglichkeit, ein automatisches oder ein manuelles Update vorzunehmen. Die Einstellung in Word nimmst du so vor:

Klicke mit rechts in die Tabelle, die Werte sind dann markiert,

ExcelWord4

und rufe „Verknüpftes Arbeitsblatt-Objekt / Verknüpfungen“ auf.

ExcelWord5

Als Aktualisierungsmethode ist dort „Automatisches Update“ markiert.

Die Tabelle im Word-Bericht ändert sich aufgrund der Verknüpfung automatisch.

Ist „Manuelles Update“ markiert, gehst du so vor:

Klicke in Word mit rechts in die Tabelle, die Einträge sind dann markiert, und rufe „Verknüpfungen aktualisieren“ auf.

Jetzt sind die aktuellen Werte sichtbar.

ExcelWord6

Neuer Berichtsmonat

Im nächsten Berichtsmonat musst du bei dieser Art von Tabelle die Abbildung in Word entfernen und die Tabelle mit dem neuen Monat erneut hinein kopieren (was auch nicht weiter schwierig ist).

Alternativ kannst du so vorgehen:

Gestalte die Tabelle von Anfang an für das gesamte Jahr. Wenn sie zu breit für das Word-Dokument ist, kannst du sie auch so aufbauen:

ExcelWord7

Kopiere die Tabelle wieder verknüpft in den Word-Bericht.

Trage dann den Juli-Stand (29,7) ein. Beim „Automatischen Update“ wird der neue Eintrag sofort in Word erscheinen.

Aktualisiere die Verknüpfung beim „Manuellen Update“ wie oben beschrieben.

Der Word-Bericht sieht nun so aus:

ExcelWord8

Verknüpfungen ändern oder aufheben

Bleibt noch eine Frage zu klären: Wie kann eine Verknüpfung geändert oder entfernt werden?
Gehe dazu ins Word->Dokument und klicke mit rechts in die Tabelle. Rufe „Verknüpftes Arbeitsblatt-Objekt / Verknüpfungen“ auf.

ExcelWord9

Mit „Verknüpfung aufheben“ entfernst du die gewählte Verknüpfung.

Mit „Quelle ändern“ öffnet sich der Explorer. Dort kannst du die entsprechende Datei öffnen und das zu verknüpfende Element auswählen. Bestätige mit OK und die neue Verknüpfung ist vorhanden.

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