Als Tabelle formatieren (I)

Gelegentlich habe ich doch ein schlechtes Gewissen. Mein BlogPlan sagt mir, jetzt ist das und das Thema dran, du hast es so geplant, schreib den Beitrag.

Ich erinnere mich dann oft, Mensch dazu hast du doch gerade bei Anderen gelesen.

So geht mir das auch mit diesem Thema. Gerade im Januar dieses Jahres hat Blog.soprani.at dieses Thema beleuchtet, in 2014 war es Tabellenexperte.de.

Aber was hilft es, irgendwo hat bestimmt schon immer jemand gerade zum ausgesuchten Thema geschrieben. Dann könnte ich mit dem Bloggen auch gleich aufhören.

So bleibt mir nur, dem Leser einen Mehrwert anzubieten, d.h. ich muss erweiterte oder andere Informationen zum Thema liefern, damit es nicht ein Abschreiben wird. Denn das will ich auf keinen Fall.

Also zäume ich das Pferd von einer anderen Seite auf und betrachte eine Aufgabe, die ich als Controller nun fast täglich zu erfüllen habe, das Berichtswesen.

Wie geht das: „Als Tabelle formatieren“?

„Als Tabelle formatieren“ ist eine Funktionalität von Excel, die im Menü Start/Formatvorlagen zu finden ist.

Ich kann eine neue Tabelle erstellen und formatieren. Dazu muss ich nur einen Bereich meines Arbeitsblattes markieren, „Als Tabelle formatieren“ anklicken und mir eine Formatvorlage aussuchen. Derer sind ausreichend als Vorschlag vorhanden, 21 x Hell, 28 x Mittel und 11 x Dunkel, insgesamt 60.

Ich markiere in meinem Arbeitsblatt den Bereich F14:H20 und wähle die Vorlage Mittel 9. Es klappt ein Dialogfeld auf, der markierte Datenbereich ist bereits eingetragen. Bei „Tabelle hat Überschriften“ setze ich keinen Haken, weil ich noch keine Tabelle habe und damit auch keine Überschriften. Ich klicke noch auf OK und erhalte diese kleine Tabelle:

Tabelle14

Überschriften hat Excel nun allein eingefügt, Spalte1, Spalte2 und Spalte3. Diese können einfach überschrieben werden. Die Spaltenüberschriften enthalten Filter-Pfeile, nach dem Aufklappen können die Spalteninhalte ausgewählt werden, die zu sehen sein sollen.

Ich will aber keine neue Tabelle erstellen, sondern eine vorhandene „Als Tabelle formatieren“.

Tabelle1

Meine Tabelle hat drei Spalten, die gleiche Werte enthalten. Ich klicke in eine Zelle, z.B. C10, und rufe über Start/Formatvorlagen „Als Tabelle formatieren“ auf. Die Tabelle hat Überschriften, deshalb setze ich den Haken.

Tabelle2

Ich wähle die Vorlage Mittel 9 und fertig ist die Tabelle.

Tabelle3

Jetzt will ich noch eine Ergebniszeile haben. Dazu klicke ich mit rechts in die Tabelle und wähle über Tabelle Ergebniszeile aus.

Durch Anklicken der Pfeile öffnet sich ein Auswahlmenü. Bei Spalte Werte1 entscheide ich mich für Summe, bei Werte2 für Mittelwert und bei Werte3 für Anzahl.

Tabelle4.png

 

Ein Bericht im Einproduktunternehmen

Meine Absicht ist, mit der Funktionalität „Als Tabelle formatieren“ einen Bericht zu gestalten. Eine vorhandene Tabelle formatiere ich, wie oben beschrieben als Tabelle und füge eine Ergebniszeile hinzu. Dort will ich bei Mengen und Umsätze jeweils die Summe über die Monate sehen.

Tabelle13

Zu sehen ist ein gesamtes Jahr. Soll ein einzelnes Quartal, z.B. das I. Quartal, gezeigt werden, kann ich das über den Filter des Monats realisieren.

Tabelle15

Die Tabelle sieht dann so aus:

Tabelle16

Die Werte in der Ergebniszeile haben sich durch die Filterung angepasst. Das geschieht durch die Funktion TEILERGEBNIS mit den Formeln:

=TEILERGEBNIS(109;[Mengen])
=TEILERGEBNIS(109;[Umsätze])

Das Argument 109 steht für Summe. In den geschweiften Klammern steht jeweils der Name der Spalte gemäß Überschrift.

In der Spalte Umsätze steht in jeder Zeile die Formel:

=Tabelle5714[[#Diese Zeile];[Mengen]]*Tabelle5714[[#Diese Zeile];[Preis]]

Tabelle5714 ist ein Name, den Excel bei der Formatierung als Tabelle vergeben hat.
Die Formel sagt nun ganz einfach aus, dass die Werte dieser Zeile aus der Spalte Mengen und der Spalte Preis miteinander zu multiplizieren sind.

Hierbei habe ich es mit sogenannten strukturierten Verweisen zu tun. Wer mehr darüber erfahren möchte, kann z.B. diesem Link folgen:

In diesem Abschnitt habe ich erläutert, wie ein ganzes Jahr oder ausgewählte Monate des Jahres als Bericht dargestellt werden können. Habe ich Daten aus mehreren Jahren zur Verfügung und will diese dynamisch mit dieser Berichtsform abfragen, komme ich so noch nicht weiter. Aber das will ich in einem späteren Beitrag zeigen.

Damit endet Teil 1 meines Beitrages zum Thema „Als Tabelle formatieren“. Teil 2 kommt schon in der nächsten Woche.

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4 Kommentare zu „Als Tabelle formatieren (I)“

  1. Hallo Gerhard,

    auch wenn man immer sagen kann, dass schon alles geschrieben wurde nur nicht von jeden, muss ich zugeben, dass es immer noch Unterschiede in der Art der Erklärung gibt und manchmal auch die Wiederholung eines Themas sehr hilfreich ist oder auch neue Aspekte offenbart.

    Gerade bei der Funktion „Als Tabelle formatieren“ gibt es dann auch noch unterschiedliche Beispiele oder auch Ansätze weswegen man sich mit diesen Thema beschäftigt (bei mir war es der Wunsch „Mehrere Autofilter im Tabellenblatt einer Exceltabelle setzen“). Der Aufbau von „strukturierten Verweisen“ ist mir bspw, gar nicht bekannt gewesen, so dass ich mich auch hier wieder in einen neuen Apsekt einlesen kann.

    Von daher bin ich sehr gespannt, wie der zweite Teil deines Artikels aufgebaut sein wird.

    Viele Grüße
    Andreas

    P.S.:
    Ich hatte einmal tatsächlich einen Artikel über „Datenschnitten“ schreiben wollen, aber dieser war umfassend bei excelnova.org beschrieben, so dass ich mich nie traue dieses Thema tatsächlich einmal im Blog zu erwähnen, da ich hier tatsächlich immer auf das Original verweisen würde… 😉

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    1. Guten Morgen Andreas, du bist ja ein Frühaufsteher, was das Bloglesen betrifft. Danke für deinen Kommentar. Nun, der zweite Teil bringt nichts spektakulär Neues, ich nutze diese Funktion ganz selten,deshalb mangelt es auch noch etwas an Wissen bei mir. Aber die Beschäftigung mit einem Thema lässt mich Neues erfahren.
      Andreas, schreib deinen Artikel zu den Datenschnitten und lass die Verweise weg.

      Viele Grüße
      Gerhard

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  2. Guten Abend Gerhard,

    manchmal hat es tatsächlich Vorteile früh unterwegs zu sein und zwischen Auswertung und Kaffee auch einen kurzen Blick auf die üblichen verdächtigen Blogs zu werfen. 🙂 Manchmal liegt gerade in den eigentlich einfachen oder scheinbar nicht neuen Dingen dann doch das ein oder andere Thema, dass sich dann doch als lehrreich erweisen wird.

    Was die Datenschnitten anbelangt werde ich wahrscheinlich wirklich bei passender Gelegenheit dieses mit Praxisbezug darstellen… da ich allerdings auf die Technik tatsächlich erst durch das Blog aufmerksam geworden bin wird wohl trotzdem ein Link rein kommen.. :-))

    Ich stimme dir allerdings zu, dass es für Kolleginnen und Kollegen leichter ist ein Thema am Beispiel aus den eigenen Arbeitsumfeld als nützlich zu betrachten als der Transfer vom Allgemeinen in die eigene Welt.. Von daher ist das Thema nun auch wieder in den Pool der Entwürfe gewandert ;-).

    Viele Grüße
    Andreas

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    1. Hallo Andreas,

      vielen Dank auch für diesen Kommentar. Wenn ich auf Arbeit bin, habe ich nur die Möglichkeit, mit dem Smartphone zu kommunizieren,die IT-Technik ist für Privates tabu.
      Um Neues in Blogs zu entdecken, nutze ich ganz gern Feedly, das finde ich sehr praktisch.
      Gut finde ich, dass du den Beitrag dich noch schreiben willst.

      Viele Grüße
      Gerhard

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