Short + flush 11 / 2015

Es ist wieder Zeit für die Kurzbeiträge und ein paar Empfehlungen zu anderen Beiträgen auf Excel-Blogs.
Das sind die heutigen Themen:
1. Formen als Schaltfläche nutzen
2. Ergebnisse überwachen
3. Wurzelziehen in Excel
4. Aus anderen Excel-Blogs, Oktober 2015

1. Formen als Schaltfläche nutzen

Formen bietet Excel eine ganze Menge an. Gehe einmal über Einfügen / Illustrationen auf Formen und es breitet sich die ganze Vielfalt aus. Da gibt es Linien, Standardformen, Rechtecke, Blockpfeile, Formelformen, Flussdiagramm, Sterne und Banner sowie Legenden.

Formen1

Jeder Excel-User hat diese Formen bestimmt schon einmal benutzt, Pfeile, um auf bestimmte Ergebnisse in der Excel-Tabelle aufmerksam zu machen, um Ablaufpläne zu gestalten oder um einen Kommentar in Form einer Legende zu zeigen.
Formen kannst Du auch als Schaltfläche, mit denen Du Makros startest. Dazu musst Du allerdings ein Makro geschrieben haben.
Wenn Du mit Excel 2007 arbeitest, dann speichere eine Excel-Datei mit der Endung „.xlsm“ ab.
Rufe mit der Tastenkombination Alt + F11 den VBA-Editor auf, klicke auf Einfügen und auf Modul.
Jetzt kannst Du schon loslegen und schreiben, hier ein ganz kleines Beispiel:

Sub SchaltForm()
MsgBox „Feierabend nicht vergessen!“
End Sub
Verlasse den Editor mit Alt + Q.
Gehe in Deinem Excel-Arbeitsblatt auf Einfügen / Illustrationen / Formen und wähle z.B. unter Legenden die wolkenförmige Legende aus. Klicke mit der rechten Maustaste auf die Wolke und rufe Form formatieren auf. Gestalte Füllung, Linienart und Linienfarbe in Deinem Sinne. Verändere ggf. auch die Größe der Wolke.
Klicke nochmal mit rechts in die Wolke und wähle „Makro zuweisen“. Wähle „Diese Arbeitsmappe“ und ein Makro aus der Liste, es dürfte nur das Eine darin stehen. Klicke jetzt mit links in die Schaltfläche (Wolke) und es erscheint die MsgBox mit dem programmierten Text. Mit OK beendest Du die Prozedur.
Achtung: Wenn beim Öffnen der Makrodatei die Sicherheitswarnung „Makros wurden deaktiviert“ erscheint, gehe auf Optionen und aktiviere das Optionsfeld „Diesen Inhalt aktivieren“.

2. Ergebnisse überwachen

Stell Dir vor, dass Du eine sehr umfangreiche Excel-Datei aufgebaut hast, so dass Du Veränderungen in einer weit unten liegenden Zelle nicht unmittelbar sehen kannst.
Abhilfe kann hier das Überwachungsfenster schaffen.
Richte in Deiner Datei einen SpinButton ein, das ist ein ActiveX-Steuerelement und entspricht dem Drehfeld. Gehe im Menü Entwicklertools auf den Entwurfsmodus und klicke den SpinButton an. Wähle das Untermenü Eigenschaften und trage C8 in LinkedCell, 10 in Max und 1 in Min ein. Verändere ggf. die Größe des Steuerelements (Height = Höhe, Width = Breite).

Überwachung1

Weiter unten in der Datei befindet sich ein Bereich, in dem mit dem Wert aus C8 gerechnet wird. Ich habe das mal modellhaft eingerichtet:

Überwachung2

Formeln:
D45 =(C45/12)*$C$8
D46 =(C46/12)*$C$8
C47 =C45-C46
D47 =D45-D46
Diesen Tabellenausschnitt hast Du nicht auf dem Bildschirm bei Zoom = 100%, willst ihn aber im Auge behalten.
Dazu gehst Du ins Menü Formeln / Formelüberwachung und klickst auf Überwachungsfenster. Wähle Überwachung hinzufügen. Es öffnet sich ein zusätzliches Eingabefenster, gib dort die Zelladresse ein, deren Inhalt Du überwachen möchtest und bestätige mit Hinzufügen.
So sieht das Überwachungsfenster schließlich aus:

Überwachung3

Beliebige weitere Überwachungen können hinzugefügt werden. Du kannst es durch Halten mit der linken Maustaste beliebig auf dem Bildschirm verschieben. Willst Du es löschen, klicke die jeweilge Zeile im Fenster an und bestätige mit Überwachung löschen.
Soll das Fenster nicht zu sehen sein, „schalte“ es durch Klick auf Formeln/Formelüberwachung/Überwachungsfenster aus und bei Bedarf wieder ein.
Download Beispieldatei: Überwachung

3. Wurzelziehen in Excel

Excel bietet im Menü Formeln unter Mathematik und Trigonometrie die Funktion WURZEL an. Doch Vorsicht, damit lässt sich nur die Quadratwurzel aus einer Zahl ziehen.
Die Syntax lautet:
=WURZEL(Zahl)
Zahl kann jede beliebige positive ganze oder dezimale Zahl sein. Gibst Du eine negative Zahl ein, gibt Excel #Zahl! zurück.
Beispiele:
=WURZEL(25) =5
=WURZEL(86,34) =9,291931984
=WURZEL(0) =0

Nun willst Du vielleicht auch mal eine dritte Wurzel ziehen. Mit der Funktion WURZEL geht das nicht. Dazu musst Du die Funktion POTENZ nutzen und das Argument Potenz mit 1/3, also dem Kehrwert, belegen.
Syntax:
=POTENZ(Zahl;Potenz)
Beispiele:
3. Wurzel =POTENZ(27;1/3) =3
4. Wurzel =POTENZ(826,25;1/4) =5,361395779

Hierbei kannst Du auch eine andere Schreibweise wählen:
3. Wurzel =27^(1/3) =3
4. Wurzel =826,25^(1/4) =5,361395779

4. Aus anderen Excel-Blogs, September / Oktober 2015

Andreas Unkelbach schreibt auf seiner Website Artikel aus seinem Arbeitsbereich, u. a. Controlling, SAP (mit Schwerpunkt auf die Module CO, PSM und BC). Für Leser, die Berichte aus SAP in Excel weiterverarbeiten wollen oder müssen, dürfte der Artikel „Grundlagen – Berichte von SAP nach Excel exportieren“ von Interesse sein. Und der Autor freut sich bestimmt über ein Feedback.
Hier der Link zum Artikel vom 04.09.2015

http://www.andreas-unkelbach.de/blog/?go=show&id=640

Von Pia Bork möchte ich gleich drei Beiträge vorschlagen. Die Themen hängen mehr oder weniger zusammen, es geht um das Suchen, das Hervorheben und das Markieren von Zellen mit bestimmten Inhalten.
Im Artikel „Excel-Markiere alle Zellen mit …“ (22.10.2015) geht es darum Zellen mit bestimmten Inhalten, wie Kommentare, Datenüberprüfungen u.a. zu suchen und zu markieren.
http://bork-blog.de/Archive/3039

In „Excel-Hebe alle Texte hervor“ (21.10.2015) geht es um das Markieren aller Zellen, die Text enthalten. Dazu wird die bedingte Formatierung verwendet.
http://bork-blog.de/Archive/2967

Und schließlich im dritten Artikel „Excel-Markiere alle Texte“ (20.10.2015) geht es darum, Zellinhalte zu finden und zu markieren, die wie Zahlen aussehen, aber als Text interpretiert werden.
http://bork-blog.de/Archive/2962

Abschließend empfehle ich noch einen relativ neuen Excel-Blog aus Indien, ExcelChamps.
Im Artikel “Find New Customers From Month’s Sale Data | Conditional Formatting – Making Things Happen” beschreibt der Autor, wie mit Hilfe einer bedingten Formatierung Neukunden in einer Liste identifiziert werden können. Hier kann er gelesen werden:
http://www.excelchamps.com/Find-New-Customers-From-Month’s-Sale-Data-Conditional-Formatting-Making-Things-Happen.html

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6 Kommentare zu „Short + flush 11 / 2015“

  1. Guten Abend Gerhard,

    vielen Dank für deine Artikelempfehlung. Es ist für mich tatsächlich noch immer so, dass bei aller Begeisterung zu SAP und den verschiedenen Möglichkeiten Berichte zu erstellen die Aufbereitung der Zahlen dann doch oftmals an Excel übergeben wird.

    Daher freue ich mich auch immer hier, aber auch auf anderen Seiten, einige Anregungen mitnehmen zu können und versuche auch selbst hin und wieder einen kleinen Artikel zur Nutzung von Excel zu schreiben. (auch wenn in letzter Zeit dann doch eher ein anderes Thema im Blog aktuell war ;-)).

    Ich wünsche dir noch ein schönes Wochenende und werde mich nun selbst mit Kaffee und etwas mehr Zeit an viele noch ungelessene Artikel im Feedreader machen.

    Viele Grüße
    Andreas

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    1. Hallo Andreas,
      vielen Dank für Dein Feedback. Ich denke, dass die Verbindung von ERP-Programmen mit Excel bei vielen Lesern ein Thema sein könnte, wenn auch nicht alle SAP nutzen. Grundsätzlich dürfte es aber ähnliche Probleme geben. So bin ich immer dankbar, wenn andere Blogger mal was dazu schreiben.
      Dir noch ein schönes Wochenende und viele Grüße
      Gerhard

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  2. Hallo Gerhard,

    es hat durchaus gute Gründe dass nahezu jede Software (egal ob nun Navision, DATEV Kanzlei Rechnungswesen, lexware, SAP, …) mindestens eine Schnittstelle nach Excel anbietet und die Probleme beim Umgang mit den von dort gelieferten Daten das täglich Brot des Controlling ist… 😉

    Gerüchtehalber gibt es sogar Kollegen die einen kompletten Umlagezyklus (BAB) parallel zu SAP auch noch in Excel nachgebaut haben um auf die Schnelle die Auswirkung von geänderten Kennzahlen nicht nur im ERP System sondern direkt in Excel angezeigt zu bekommen….. wobei ich mir dieses NIEMALS vorstellen könnte und dieses ganz schnell unter „urban legends“ abheften würde… ;-).

    Ansonsten teile ich allerdings deine Ansicht und bin immer wieder froh, wenn es Blogartikel rund um den Arbeitsalltag im Controlling gibt und diese dann auch für das eigene Berichtswesen übernommen werden kann.

    Viele Grüße
    Andreas

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    1. Hallo Andreas,
      ich danke Dir auch für Deinen weiteren Kommentar. Das NIEMALS unterstreiche ich unbedingt, komplette Umlage geht gar nicht. Ein wenig sollte man dem ERP-System schon glauben. Ich würde es eher begrüßen, wenn ich im System mehr variable Abfragen einrichten könnte. Das System der Schleupen AG arbeitet hier mit der Aufbereitung von Cubes und der Abfrage über Pivot Tables.
      Viele Grueße
      Gerhard

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  3. Hallo Gerhard,

    ich habe bisher mit Cubes noch weniger gearbeitet. Allerdings stimme ich dir zu, dass variable Abfragen im ERP System ein wahrer Segen sind. Hier bin ich mittlerweile sehr froh, dass uns diese Möglichkeiten gegeben sind und wir sowohl durch einfache Reportentwicklungen als auch direkte Query doch eine Menge Daten in der Form erhalten, wie diese auch später weiterverarbeitet werden können.

    Allerdings ist das auch eine Frage, welche Möglichkeiten die Controller am System erhalten und inwieweit sie sich selbst ins ERP einarbeiten dürfen. An der Arbeit bin ich relativ froh, dass wir eine weit gefasste Berechtigung erhalten und auch das normale Berichtswesen im System schon relativ weit geht. Dennoch landet man eben immer wieder an Grenzen und dann muss eben doch Excel oder (was ich gerne vermeide) Access dran. Letzteres ist ein Tool, dass ich zwar nutze, aber wo mir Excel immer noch lieber ist.

    Viele Grüße
    Andreas

    P.S.: Kennst du eigentlich das Verzeichnis yexcel.de ? Ich war mir nicht sicher, ob dir hier ein Eintrag recht ist, aber insgesamt finde ich dies als eine sehr angenehme Seite und vielleicht magst du dich hier ebenfalls eintragen :-).

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    1. Hallo Andreas,
      vielen Dank auch für diesen Kommentar. Ich stimme Dir voll zu. Wenn die Unternehmensleitung viele detaillierte Informationen vom Controlling haben will, muss dort auch das Werkzeug zur Verfügung stehen, sprich Software und Berechtigungen. Wir werden aber immer mit Kompromissen leben müssen und das beste draus machen. Deshalb halte ich ddn Austausch, wie wir es hier tun, auch für wichtig.
      Auf yexcel.de bin ich noch nicht, kenne die Seite aber schon. Ja,warum sollte ich mich dort eigentlich nicht eintragen?
      Danke für den Tipp und viele Grüße
      Gerhard

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