short + flush 08 / 2015

Die heutigen Kurzbeiträge haben diese Themen zum Inhalt:

– Excel-Übertrag
– Grafiken und Fotos erzeugen
– Zahlenformate umschalten

Excel – Übertrag

Das Thema dürfte nicht wirklich neu sein. Viele von uns müssen Tag für Tag ihr Anwesenheitszeiten eintragen. Oftmals erfolgt dies in Excel-Tabellen. Je Monat wird ein Arbeitsblatt angelegt.

Arbeitest Du in Gleitzeit, wird es zum Monatsende eine kumulierte Über- oder Unterdeckung der Soll-Arbeitszeit geben. Diese ist dann auf den nächsten Monat zu übertragen.

Das Arbeitsblatt „Januar“ sieht auszugsweise so aus,

Übertrag1

das Blatt „Februar so:

Übertrag2

Die Formeln in den Spalten F, G und H sind in der Beispieldatei vermerkt. Für den Übertrag von Januar auf Februar interessiert hier nur die Formel in Zelle H7 des Blattes „Februar“. Dort beginnst Du die Formel mit „=“, gehst ins Blatt „Januar“, klickst dort auf H15 und schließt mit Enter ab.

Im Blatt „Februar“ steht in H7 jetzt die Formel:

=Januar!H15

Das Ausrufungszeichen trennt Blattnamen und Zelladresse. Benennst Du das Blatt „Januar“ um, wird die Formel verändert und weist den neuen Blattnamen aus. Verändert sich der Saldo im Januar, ändert sich auch der Übertrag im Februar.

Alternativ kannst Du den Zellen Januar!H15 und anlalog für die Folgemonate Namen vergeben und diese in den Übertragsformeln verwenden. Benenne Januar!H15 mit „Januar“, Februar!H12 mit „Februar usw.

Im Blatt Februar kannst Du jetzt in H7 diese Formel schreiben:

=Januar

und erhälst auch den Wert 3,25.

Download: Übertrag

Grafiken und Fotos erzeugen

Wenn Du, so wie ich, eine Website betreibst und dort z.B. Anleitungen zum Umgang mit Excel geben willst, wirst Du zur besseren Veranschaulichung des Geschriebenen auch Bilder einstellen wollen.

Dazu brauchst Du Bilddateien. Wie Du einen Auszug aus Deiner Excel-Tabelle in ein Bild verwandelst, will ich hier zeigen.

Nachfolgende Tabelle soll das zu verwandelnde Objekt sein.

Bild1

Willst Du auf dem Bild die Spalten- und Zeilenangaben sehen, musst Du unter Seite einrichten / Tabelle einen Haken bei Zeilen- und Spaltenüberschriften setzen.

Dann markierst Du die Tabelle (B25:E29), gehst im Menü Start auf Einfügen / Als Bild / Als Grafik kopieren. Wähle jetzt unter Darstellung „Wie angezeigt“ und ggf. das Format, gib dann am Platz, an dem die Abbildung liegen soll, die Anweisung „Einfügen“ und erhälst Du eine Abbildung ohne Zeilen- und Spaltenüberschriften.

Bild2

Wählst Du „Wie ausgedruckt“, erhälst Du eine solche Abbildung.

Bild3

Nun hast Du aber noch keine Bilddateien, nur solche kannst Du auf Deiner Website einfügen. Öffne deshalb ein Bildverarbeitungsprogramm, z.B. PAINT. Klicke deine Abbildung an und bediene die Tasten Strg + C. Gehe zu PAINT und bediene die Tasten Strg + V.

Jetzt kannst Du Deine Abbildung dort sehen. Speichere die Datei unter einem Namen und z.B. als png-Datei.

Diese Datei kannst Du jetzt für Deine Website herunterladen oder in ein WORD-Dokument kopieren.

Zahlenformate umschalten

Angenommen, Du hast in einer Tabelle einen Bereich mit Zahlenwerten. Eingestellt ist ein Zahlenformat ohne Nachkommastellen. Beim Anklicken einzelner Zellen siehst Du aber schon, dass es Nachkommastellen gibt. Das Format der gegebenen Werte willst Du nicht verändern.

Für Deine planerischen Überlegungen willst Du aber die Werte bis zur 3. Nachkommastelle sehen. Damit ergeben sich mögliche vier Zahlenformate: 0 / 0,0 / 0,00 / 0,000

Zum Umschalten fügst Du über Entwicklertools / Einfügen / Formularsteuerelemente ein Drehfeld in Deine Tabelle (Zahlenformat) ein und nimmst bei den Eigenschaften die Einstellungen wie auf dem Bild zu sehen vor (außer Aktueller Wert). Mit „OK“ schließt Du den Vorgang ab.

Drehfeld1

Zum Umschalten empfehle ich Dir zwei Möglichkeiten:

Dazu wählst Du einen parallelen Spaltenbereich aus und trägst in E7 bzw. F7 folgende Formeln ein:

E7 =TEXT(A7;WAHL($C$7;“0″;“0,0″;“0,00″;“0,000″))

F7 =WENN($C$7=1;TEXT(A7;“0″);WENN($C$7=2;TEXT(A7;“0,0″);WENN($C$7=3;TEXT(A7;“0,00″);WENN($C$7=4;TEXT(A7;“0,000″)))))

Jetzt kannst Du das Drehfeld bedienen und die möglichen vier Formate abrufen. Die Formate müssen allerdings in den Formeln definiert sein.

Willst Du weitere Formate auswählen können, z.B. „#.##0,00“, musst Du die Formeln entsprechend erweitern oder ändern.

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Autor: Gerhard Pundt

Auf meiner Site https://clevercalcul.wordpress.com geht es um die Tabellenkalkulation mit Excel. Es wird über Funktionen, Diagramme, Basiswissen u.a.m. geschrieben.

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