Wie du Werte in Excel ersetzen kannst

1. Ersatz von Einzelwerten

Einzelne Werte in Excel-Arbeitsmappen können mit der Textfunktion ERSETZEN ausgetauscht werden. Die Funktion ersetzt auf der Grundlage der Anzahl von Zeichen, die du angibst, einen Teil einer Textzeichenfolge durch eine andere Textzeichenfolge.

Die Syntax lautet:

=ERSETZEN(Alter_Text;Erstes_Zeichen;Anzahl_Zeichen;Neuet_Text)

Beispiel 1: In B4 steht die Textzeichenfolge „Düsseldorf“. Der Teil „Düssel“ soll durch „Deggen“ ersetzt werden.

=ERSETZEN(„Düsseldorf“;1;6;“Deggen“)

oder

=ERSETZEN(B4;1;6;“Deggen“)

Beispiel 2: In B19 steht „60708090“. Die 3. und 4. Ziffer soll durch „AB“ ersetzt werden.

 =ERSETZEN(„60708090″;3;2;“AB“)

oder

=ERSETZEN(B19;3;2;“AB“)

Beispiel 3: In B34 steht der Begriff „Autobahnmeisterei“. Der gesamte Begriff soll durch den Begriff „Tiefbauamt“ ersetzt werden.

=ERSETZEN(„Autobahnmeisterei“;1;99;“Tiefbauamt“)

oder

=ERSETZEN(B34;1;99;“Tiefbauamt“)

Als Anzahl_Zeichen wird hier ohne zu zählen, 99 angenommen.

Wenn gezählt werden soll, wird zusätzlich die Funktion LÄNGE genutzt.

=ERSETZEN(B34;1;LÄNGE(B34);“Tiefbauamt“)

2. Ersetzen von Werten in einem Bereich

Angenommen, eine Tabelle enthält in einer Spalte mehrfach die Jahreszahl „2016“, die durch „2017“ ersetzt werden soll.

Markiere den Bereich B58:B65. Gehe im Menü Start / Bearbeiten auf „Suchen und Auswählen“, gebe als „Suchen nach“ den Text „2016“, als „Ersetzen durch“ den Text „2017“ ein und klicke auf „Alle ersetzen“.

Es folgt diese Mitteilung:

Im Bereich B58:B65 steht nun „2017“.

3. Ersetzen von Werten in einer Spalte oder Zeile

Angenommen, die Spalte M enthält unregelmäßig die Jahreszahl „2016“, die durch „2017“ ersetzt werden soll.

Markiere dazu die Spalte am oberen Rand (M).

Gehe im Menü Start / Bearbeiten auf „Suchen und Auswählen“. Gebe unter „Suchen nach“ das Jahr „2016“ und unter „Ersetzen durch“ das Jahr „2017“ ein. Klicke auf „Alle ersetzen“.

Alle Werte in Spalte M, die vorher die Jahreszahl 2016 enthielten, enthalten jetzt die Jahreszahl 2017.

Willst du Werte in einer gesamten Zeile ersetzen, klicke am linken Rand auf die Zeilenzahl und verfahre ebenso.

Mehrspaltige und mehrzeilige Bereiche bearbeitest du analog.

So erstellst du in Excel ein Thermometerdiagramm

Thermometerdiagramme sind kein Standard in Excel. Wenn du ein solches in deinen Berichten oder Dashboards zeigen willst, musst du ein wenig tricksen.

Anhand eines Beispiels zeige ich dir, wie du Schritt für Schritt vorgehen kannst.

Rangfolgebestimmung bei doppelten Werten

Ein allgemeiner Fall

Wenn in Berichten eine Bewertung von mehreren Ergebnissen untereinander vorgenommen werden soll, wird oftmals mit der Excel-Funktion RANG (bis Excel 2007) bzw. RANG.GLEICH (ab Excel 2010) gearbeitet.

So kann es aber vorkommen, dass mehrere Ergebnisse gleichlautend sind. Die RANG-Funktion gibt dann den höheren Rang aus. Haben z.B. zwei Ergebnisse den Rang 3, wird der 4. Rang übersprungen.

Ein kleines Beispiel:

Der Rang wurde mit dieser Formel berechnet:

=RANG.GLEICH(C7;$C$6:$C$12;0)

Du siehst, Rang 4 ist doppelt, Rang 5 gar nicht vorhanden.

Üblicherweise wird in der Praxis mit einer Hilfsspalte dem Umsatz ein sehr kleiner Wert hinzugefügt. Den kannst du mit

=ZEILE()/1000000

berechnen.

Den Rang 2 errechnest du dann mit:

=RANG.GLEICH(E6;$E$6:$E$12;0)

Nun sind alle Ränge von 1 bis 7 vorhanden, es gibt keine Dopplungen mehr.

Versehe jetzt den Umsatz noch mit dem Zahlenformat #.##0

Wenn ein zweites Kriterium vorhanden ist

Für die Fußballvereine, egal welcher Liga, und für die Fußballfans ist die Abschlusstabelle schon fast ein Heiligtum.

In einem früheren Beitrag habe ich eine Excel-Variante zum Führen einer solchen Tabelle für die 1. Bundesliga schon einmal vorgestellt. Der letzte Schritt bei allen Berechnungen war die Bestimmung des Ranges eines jeden Vereins.

In diesem Beitrag soll es weniger um Fußball, von dort kommt nur dieses geeignete Beispiel, sondern mehr um die Excel-Funktion RANG.GLEICH gehen.

Ganz wichtig dabei ist, wie der Rang bestimmt werden kann, wenn zwei Mannschaften zunächst gleichrangig sind.

Als Beispiel nutze ich die „Abschlusstabelle der 1. Bundesliga – Saison 2016 / 2017“, die ich bei BuLi-Box [1] gefunden habe.

Ausgehend von der anfänglichen Mannschaftsaufstellung für die Saison habe ich die Punkte entnommen und hier zusammengestellt:

Zu sehen ist, dass es zwei 5., zwei 8. , zwei 13. und zwei 15. Plätze gibt. So ist das nicht gewollt, ich will nur eindeutige Werte von 1 bis 18 haben.

Was kann getan werden?

Die Regeln der Liga besagen, dass zur Rangbestimmung bei Punktgleichheit zunächst noch die Tordifferenz ( geschossene abzgl. empfangene Tore) zu berücksichtigen ist.

Ich entnehme deshalb aus der Abschlusstabelle die Tordifferenzen und füge sie in meine Tabelle ein.

Dann bilde ich jeweils eine Summe aus Punkte und Tordifferenz, für die ich dann den Rang bestimmen will.

Die Summe errechne ich mit der Formel:

=C3+(E3/100)

wobei ich den Tordifferenzen durch die Division durch 100 eine geringere Gewichtung gebe, denn zuerst entscheiden die Punkte, dann die Differenzen.

Schließlich füge ich die Spalte Rang 2 hinzu und rechne mit der Formel

=RANG.GLEICH(F3;$F$3:$F$20;0)

die ich bis F20 herunter ziehe, die Ränge.

Zum Schluss erstelle ich noch die Abschlusstabelle, die mit den Angaben zu Rang, Mannschaft, Punktezahl und Tordifferenz, die endlich so aussieht:

Die Spalte Rang erstelle ich zuerst manuell und hole die zugehörigen Inhalte mit der Funktion BEREICH.VERSCHIEBEN aus der vorangegangenen Tabelle.

Jetzt entsprechen die Rangzahlen der „amtlichen“ Abschlusstabelle von BuLi-Box.

Quellen:

[1] http://www.bulibox.de

Wie du in Pivottabellen den Beschriftungsfilter einsetzt

Eine Pivottabelle erstellen

Um eine Pivottabelle erstellen zu können, ist zunächst eine Datensammlung in einer Datenbank erforderlich.

Wie es dann weiter geht, habe ich in meinem Beitrag zu Absatzmengenplanung gezeigt.

In diesem Beitrag will ich dir die Funktionsweise des Beschriftungsfilters erklären.

Zunächst erstellst du die Datenbank für deine Pivottabelle. Darin enthalten sind Informationen zur Region, zum Filialort, zum Produkt sowie zugehörige Mengenangaben.

Daraus erstellst du eine Pivottabelle. Du erinnerst dich?

Menü Einfügen / Tabellen / PivotTabel / PivotTable

Der Berichtsfilter soll die Region enthalten. In die Zeilenbeschriftungen schiebst du die Orte, in die Spaltenbeschriftungen die Produkte. Der Wertebereich schließlich soll die Mengen enthalten.

Auf eine Spalte Gesamtergebnis kannst du in der Zeile verzichten, denn es macht keinen Sinn, Betten und Stühle zu addieren. Klicke dazu mit der rechten Maustaste in die Pivottabelle und entferne in den PivotTable-Optionen den Haken unter Summen & Filter.

Wie gewohnt, kannst du mit den Filtern der Pivottabelle nun Regionen, Orte und Produkte auswählen.

Einen Beschriftungsfilter setzen

Der Beschriftungsfilter ermöglicht es dir zusätzlich, z.B. nur alle Orte anzuzeigen, die ein „o“ enthalten. Klicke dazu auf den Pfeil neben Zeilenbeschriftungen.

Wähle dort „Enthält“ und gib ein „o“ ein.

Bestätige mit OK und die Pivottabelle zeigt nur noch diese Daten:

Alle weiteren möglichen Varianten siehst du im Screenshot oben.

 

Sparklines, die kleinen Diagramme in Excel

Was sind Sparklines?

Der Google-Übersetzer übersetzt das Wort „sparkline“ vom Englischen ins Deutsche mit „Sparkline“, „spark line“ aber mit „Funkenlinie“.

Das hilft noch nicht allzu viel, um zu erklären, was Sparklines sind. Aber es gibt die Excel-Hilfe. In diesem Fall gebe ich gern zu, dass ich hier gute Erläuterungen gefunden habe.

Sparklines sind danach sehr kleine Diagramme im Zellenhintergrund eines Arbeitsblattes. Dadurch ist es möglich, zusätzlich zur Sparkline auch noch einen Text in der Zelle unterzubringen. Sie sind kleine Objekte, wie die richtigen Diagramme.

Mit Sparklines lassen sich z.B. saisonale Auf- und Abschwünge von Datenreihen darstellen. Es lassen sich erste oder letzte Werte, der höchste oder niedrigste Wert hervorheben u.v.a.m.

Sparklines haben den Vorteil, dass sie klein sind und in einer Zelle untergebracht werden können. Werden sie unmittelbar neben der Wertereihe angeordnet, ist der Zusammenhang mit der Wertereihe unmittelbar erkennbar. Trends der Wertereihen werden so klar dargestellt.

Wie werden Sparklines erstellt?

Folgende Tabelle zeigt die mengenmäßigen Quartalsverkäufe von drei Filialen eines Unternehmens für ein Produkt.

Sparklines können sowohl für die Zeilen als auch für die Spalten erstellt werde. Du willst dich auf die Zeilen beschränken und die Sparklines unmittelbar in den Zellen rechts der Tabelle unterbringen.  In R4 schreibst du als Überschrift „Entwicklung“, damit wird die Spalte Bestandteil der Tabelle, denn diese ist intelligent.

Gehe nun auf R5 und wähle im Menü Einfügen unter Sparklines z.B. die Linie aus.

Fülle den entsprechende Datenbereich wie gezeigt aus. Der Positionsbereich enthält bereits einen Eintrag, da du dich in R5 befindest. Nach dem OK befindet sich in R5 ein Sparkline.

Verfahre in R6 und R7 ebenso, die Tabelle sieht nun so aus:

Auf den ersten Blick siehst du, wie sich die Quartalswerte entwickelt haben.

Wie lassen sich die Sparklines gestalten?

Ein Sparkline ist als Linie erstellt. Berechtigterweise fragst du dich: Ist das alles? Oder was kann ich noch damit machen?

Klicke auf die Zelle mit dem Sparkline und dann in der Menüzeile unter den Sparklinetools auf Entwurf. In der Gruppe „Typ“ findest du die drei Möglichkeiten, ein Sparkline darzustellen:

Die Gruppe „Formatvorlagen“ zeigt dir mögliche Vorlagen, die sich aber nur farblich unterscheiden.

Da die Dateireihe für die Beispiel-Sparkline auch eine negativen Wert enthält, ist es sinnvoll, eine Achse einzufügen. Ruf dazu in der Gruppe „Gruppieren“ das Menü „Achse“ auf und klicke „Achse anzeigen“ an.

Die Sparklines sehen dann so aus:

Interessant ist die Gruppe „Anzeigen“. Darin kannst du bestimmte Punkte durch Hakensetzung markieren, so den Höchstpunkt, den Tiefpunkt, negative Werte, den ersten oder letzten Punkt und mit „Markieren“ alle Punkte in der Liniendarstellung.

In der Gruppe „Formatvorlagen“ findest du noch Menüs zur Auswahl der Sparkline- bzw. der Datenpunktfarbe.

In der Gruppe „Sparkline“ gibt es ein Menü „Daten bearbeiten“. Darin kannst du den Quelldatenbereich für ein Sparkline neu definieren.

Schließlich gibt es in der Gruppe „Gruppieren“ das Menü „Löschen“, mit dem du ausgewählte Sparklines oder Sparklinegruppen löschen kannst.

Was noch fehlt?

Du kannst die Zelle, in der sich ein Sparkline befindet, wie jede andere Zelle formatieren. Zumindest kann ein Rahmen gesetzt und eine Ausfüllfarbe ausgesucht werden.

Prüfung, ob vertikale und horizontale Summen identisch sind

Enthält eine Tabelle mehrere Spalten und mehrere Zeilen, Zeilensummen und Spaltensummen sowie eine Gesamtsumme, vertraue ich oftmals darauf, alle Formeln zur Summierung richtig eingetragen zu haben.

Wie darüber die Kontrolle behalten werden kann, ist Gegenstand dieses Beitrages.

Die folgende Tabelle zeigt beispielsweise die produzierten Mengen aus sechs Werken für die ersten sechs Monate eines Jahres.

Die Zellen B11:G11 sollten richtigerweise die Mengen der Werke 1 bis 6 addieren.

Die Zellen H5:H10 sollten ebenso richtig die Mengen der Monate Januar bis Juni addieren.

Und schließlich soll in Zelle H11 entweder die Summe von B11:G11 oder die Summe der Werte aus H5:H10 gebildet werden.

Die Summe aus B11:G11 und die Summe aus H5:H10 müssen identisch sein. In H11 kann aber nur eine Formel eingetragen werden. So kann es durchaus passiert sein, das irgendeine Summe einen Wert aus der Spalte oder aus der Zeile „vergessen“ hat. Ein solcher Fehler ist aber nicht sofort sichtbar.

Wie lässt sich im Arbeitsblatt eine Kontrolle darüber einflechten?

Eine Möglichkeit ist, irgendwo auf dem Arbeitsblatt, z.B. in I11, eine der folgenden Formeln einzutragen:

• =WENN(SUMME(H5:H10)=SUMME(B11:G11);“OK“;“Fehler“)
• =IDENTISCH(SUMME(H5:H10);SUMME(B11:G11))
• =SUMME(H5:H10)=SUMME(B11:G11)

Die zweite und dritte Formel geben als Ergebnis ein „WAHR“ oder ein „FALSCH“ heraus.

Darüber hinaus kann durch eine bedingte Formatierung die Zelle H11 manipuliert werden, so dass sofort ersichtlich ist, ob die Summenformeln richtig sind.

bedingte Formatierung in H11

neue Regel / Formel: =SUMME(H5:H10)<>SUMME(B11:G11)

formatieren / ausfüllen: rot

und als zweite Formel:

bedingte Formatierung in H11

neue Regel / Formel: =SUMME(H5:H10)=SUMME(B11:G11)

formatieren / ausfüllen: grün

Ergänzend kann unterhalb von H11, z.B. in H13, noch eine kurze Erläuterung des Fehlers konstruiert werden. Dazu kannst du diese Formel verwenden:

=WENN(SUMME(H5:H10)<SUMME(B11:G11);“Zeilensumme ist kleiner“;WENN(SUMME(B11:G11)<SUMME(H5:H10);“Spaltensumme ist kleiner“;“OK“))

Folgende Tabelle enthält in der Summe des Monats April (gelb markiert) einen Fehler. Und der wird angezeigt:

Wenn ein Fehler vorhanden ist und dies auch angezeigt wird, müssen die Zeilen-, Spalten- und Gesamtsummen nur überprüft und korrigiert werden. Dann ist H11 wieder grün.

Wie Wirtschaftsgüter linear abgeschrieben werden

In der Funktionsbibliothek von Excel findest du in der Kategorie Finanzmathematik mehrere Funktionen für Abschreibungen.

Was sind Abschreibungen?

Abschreibungen sind im betriebswirtschaftlichen Verständnis Ausdruck für den Werteverzehr eines Wirtschaftsgutes. D.h. der Gebrauch eines Wirtschaftsgutes führt zu einer Abnutzung bis es nicht mehr zu gebrauchen ist.

Die wertmäßige Abnutzung ist Bestandteil der Kosten eines Unternehmens und findet in der Erfolgsrechnung seinen Niederschlag. Die Ansammlung der über die Erlöse realisierten Abschreibungen dient nach Ablauf der Nutzungsdauer der erneuten Anschaffung eines Wirtschaftsgutes.

Die Betriebswirtschaft kennt mehrere Abschreibungsmethoden. In diesem Beitrag soll es nur um die lineare Abschreibung gehen. Excel bietet hierfür die Funktion LIA.

Zunächst jedoch zeige ich dir den tabellarischen Abschreibungsverlauf. Du kannst es auch Abschreibungsplan nennen.

Angenommen, du hast eine Maschine zum Preis von 84.000 € gekauft und willst sie acht Jahre nutzen. Der Restwert am Ende der Nutzungsdauer soll 0 € sein, d.h. du gehst davon aus, dass du nicht einmal mehr einen Schrotterlös erzielen wirst.

Wie wurde gerechnet?

In C10 gibst du die Formel

=($C$5-$C$6)/$C$7

ein und ziehst sie bis C17. Damit erhältst du die jährliche Abschreibung.

In D10 schreibst du =C10

In D11 schreibst du =D10+C11 und ziehst sie bis D17.

In Spalte E schließlich zeigst du den Restbuchwert.

Schreibe in E10 die Formel =$C$5-D10 und ziehe sie bis E17 herunter.

Zum Ende von Jahr 8 ist der Restbuchwert 0 bzw. zeigt den veranschlagten Restwert, etwa so:

Wie verwendest du nun die Funktion LIA?

Die Syntax für die Funktion lautet gemäß Excel-Hilfe:

=LIA(Ansch_Wert;Restwert;Nutzungsdauer)

wobei

• „Ansch_Wert“ die Anschaffungskosten des Wirtschaftsgutes
• „Restwert“ der Wert nach Ablauf der Nutzungsdauer, oft auch als „Schrottwert“ bezeichnet
• „Nutzungsdauer“ die Anzahl der Perioden, über die das Wirtschaftsgut abgeschrieben wird

Mit der Formel beziehe ich mich auf die obigen Vorgaben:

ohne Restwert

=LIA($C$5;$C$6;$C$7)   Ergebnis: 10.500,00 € pro Jahr

mit Restwert

=LIA($C$5;$C$6;$C$7)   Ergebnis: 9.787,50 € pro Jahr

Ebenso kann die Formel in die Tabellen oben in C10:C17 eingesetzt werden.

Statt die Nutzungsdauer in Jahren anzugeben, ist auch der Ansatz von Monaten möglich. Aus 8 Jahren werden 96 Monate.

ohne Restwert
=LIA($C$5;$C$6;96)   Ergebnis: 875,00 € pro Monat

mit Restwert
=LIA($C$5;$C$6;96)   Ergebnis: 815,63 € pro Monat

Das Thema ist hiermit aber noch nicht ausgeschöpft. In einem späteren Beitrag wird es um die Abschreibung auf Wiederbeschaffungswerte gehen.